จัดประชุม เป็นอีกหนึ่งในหน้าที่สำคัญของหัวหน้า หรืองานเลขา รวมทั้งการทำงานในทุก ๆ ฟังก์ชั่นการประชุมเป็นงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เพราะมันเกี่ยวข้องกับการสื่อสารโดยตรงของการทำงานเป็นทีม
การ จัดประชุม ให้ราบรื่น
การประชุมให้ราบรื่นนั้น ขึ้นอยู่กับว่าเราจะประชุมในหัวข้อใด ๆ ซึ่งมันมีหลากหลายจุดประสงค์เต็มไปหมดเลยนะครับ ยกตัวอย่างเช่น
- การประชุมระดมสมอง
- การประชุมวางแผนงาน
- การประชุมรายงานผลงาน
- การประชุมทิศทางขององค์กรหรือทีม
และยังมีการจัดประชุมเพื่ออื่น ๆ อีกมากมาย แต่อย่างไรก็ดีการทำประชุมให้มีผลลัพธ์ที่ดีนั้นก็มีตัวช่วยอยู่ครับ นั่นก็คือ OARR ซึ่งเป็นเฟรมเวิร์กที่ช่วยให้เราได้วางแผนการประชุมนั่นเอง
งานหลักคือการประชุม ( Meeting )
เคยสงสัยตัวเองกันไหม? ว่า Job Discription ของเราคือสิ่งที่เราทำ หรือเราเป็นนักประชุมกันแน่?
ประชุมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย เฟรมเวิร์ก OARR ปฏิเสธไม่ได้นะครับว่าการประชุมเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการบริหาร การจัดการองค์กร และสิ่งที่ช่วยให้สามารถดำนเนิการประชุมได้อย่างราบรื่นก็คือ การเตรียมพร้อมตามหลัก OARR
- O- Outcome ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
- A- Agenda วาระการประชุม
- R- Role หน้าที่
- R- Rule กฏระเบียบ
เกี่ยวข้องกับการพัฒนาไอเดีย พัฒนาไอเดียด้วย SCAMPER
O- Outcome
สิ่งที่สำคัญที่สุดในการเตรียมการประชุมก็คือ Outcome ว่าเราคาดหวังผลลัพธ์อะไรจากการประชุมครั้งนี้บ้าง เป้าหมายการจัดประชุมนี้คืออะไร และ ทำไมเราต้องจัดประชุม
A- Agenda
ส่วนถัดมา Agenda วาระการประชุมเราต้องทำให้สอดคล้องเพื่อให้ได้ outcome ตามที่คาดหวัง และควรทำให้ผู้ที่เราเชิญเข้าประชุมทราบก่อนว่า วาระในการประชุมมีอะไรบ้าง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้มีโอกาสเตรียมตัวในการประชุมนั้นเองครับ
R- Role
Role play คือหน้าที่ของผู้เข้าร่วมประชุมนั้น ๆ โดยกำหนดไปว่าใครเป็นประธานในที่ประชุม ใครเป็นผู้ดำเนินการประชุม ใครเป็นคนจดรายงานการประชุม โดย (ต้อง) กำหนดไว้ล่วงหน้าและให้ทุกคนทราบโดยทั่วกัน อย่ามาเซอร์ไพร์ซคนอื่น ๆ ในเวลาที่ประชุมหรือหลังจากจบประชุมไปแล้ว เพราะจะสร้างความไม่พร้อมกับผู้เข้าร่วมประชุมอย่างมาก
R- Rule
และหากเรามี Rule กฏระเบียบการประชุมไว้ก็ยิ่งจะส่งผลดีเข้าไปอีก โดยกฏการประชุมนั้นก็ควรกำหนดให้สอดคล้องหรือ กำหนดเพื่อให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรด้วยก็ได้ครับ ! และทุกจุดประสงค์การประชุมไม่จำเป็นต้องมีกฏระเบียบเหมือนกัน แต่ควรมีกฏเหล็กที่เป็นวัฒนธรรมองค์กรของเราครับ
หากทำตาม OARR ก็จะส่งผลให้การประชุมนั้นจบด้วยความรวดเร็ว ราบรื่นและได้ Outcome ที่เราต้องการได้ง่ายขึ้นครับ
คำว่า OARR ออกเสียงคล้ายกับคำว่า OAR ซึ่งแปลว่าไม้พาย เพราะ ดี.ซีเบ็ต ผู้คิด เฟรมเวิร์กนี้เชื่อว่า การตกลงร่วมกันตามหลักการให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มประชุมนั้น เหมือนเป็นไม้พายที่ทีมช่วยกันพายพาไปสู่ทะเลที่กว้างใหญ่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลนั้นเองครับ!
เพิ่มเติม
MEMO | ความเห็นในที่ประชุมแบ่งได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ เนื้อหา (Content) และกระบวนการ(Process) ประชุมที่กำลังดำเนินไป คุณต้องแยกให้ออกว่า สิ่งไหนคืออะไร
การประชุมส่วนใหญ่จะเริ่มด้วยการที่ ตกลงเรื่องของกระบวนการ เนื้อหา รวบรวมไอเดียต่างๆ (เราจะเรียกมันว่า ผสาน) จากนั้นก็ให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เสนอไอเดียอย่างอิสระตามกรอบที่กำหนด (หย่อน) จากนั้นก็จะนำไปสู่การสรุปประเด็น (ตึง) และดึงไอเดียต่าง ๆ เข้าด้วยกัน (ผสาน)
การประชุม (Meeting) ที่ดีนั้นต้องมี จังหวะของการ ผสาน หย่อน ตึง ผสาน สลับ ๆ กันไป และพยายามอย่าให้เป็นการสื่อสารด้านเดียว เพราะถ้าเป็นการแจ้งเพื่อทราบเราอาจจะไม่ต้องจัดประชุมขึ้นมาเลยก็ได้
